사용증명서

↑↑ 김경원 노무사.
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근로자는 퇴직 후 3년 이내에는 사용자에게 사용증명서의 교부를 청구할 수 있고, 이 경우 사용자는 근로자의 사용증명서 교부 청구를 거부할 수 없다는 것으로 해석됩니다. 사용증명서는 반드시 근로자가 퇴직한 이후에 청구할 수 있다는 의미로 보기는 어려우며, 근로자가 재직 중 또는 퇴직 후 3년 이내에 청구할 수 있다는 의미로 해석함이 타당합니다. 다만, 퇴직 후 3년이 경과된 이후 근로자가 사용증명서의 교부를 청구한 경우 사용자가 근로자의 청구를 거부할 수 있을 것이나, 이 경우에도 사용자가 스스로 사용증명서를 교부하는 것은 무방하다고 보아야 할 것입니다.

고용노동부는 사용증명서 제도의 취지는 근로자가 퇴직한 후 재취업을 하고자 할 때 도움이 되도록 하려는 것으로 사용증명서에 기재하여야 할 임금이란 당해 근로자가 재직 중에 수령한 임금에 관한 사항을 의미하는 것이고, 이에 급여명세서, 임금대장 등이 포함되는 것은 아니라고 회시하고 있습니다.

사용자는 근로기준법 제42조에 따르면 근로계약서, 임금대장 등을 퇴직 후 3년간 보존해야 하지만, 개인정보 보호법 제21조에 따라 보유기간인 3년을 경과했을 때에는 지체없이 그 자료를 파기해야 합니다. 다만, 퇴직한 근로자가 3년을 경과한 경우에도 경력증명 등 사용증명서를 요구할 수 있다는 점을 감안해 해당 자료를 보관하고자 할 경우에는 개인정보보호법 제15조에 따라 근로자에게 동의를 받아 그 보관 목적의 범위에서 해당 자료를 보관할 수 있습니다.