근로자의 청구에 의한 사용자의 사용증명서 교부의무는?

김경원 노무사

근로기준법 제39조에 의하면 “사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용기간, 종류,  지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다. 사용증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다” 고 규정하고 있습니다.
사용증명서는 그 기재내용이 흔히 사용되고 있는 경력증명서와 비슷하다고 할 수 있습니다. 경력증명서는 근무한 근로자의 근무기간, 담당업무의 종류 등을 기록한 것으로 근로자의 경력을 증명하는 문서를 의미합니다. 경력증명서의 기재내용의 일부를 포함한 사용증명서는 이런 범위 내에서 근로자의 경력을 확인할 수 있는 자료로 활용되고 있습니다. 사용증명서의 기재사항은 사용기간, 업무종류, 지위와 임금 기타 필요한 사항 중에 근로자가 청구하는 사항만 기입해야 합니다. 사실인 사항이라 하더라도 근로자가 요구하지 아니한 사항을 기입하여서는 안 되며, 근로자가 요구하는 사항이라 하더라도 사실과 다른 사항을 기재하여서는 안 됩니다.
근로기준법에서는 근로자가 퇴직한 후라도 청구하면 발급하도록 규정하고 있으므로 재직 중인 근로자는 물론 퇴직한 근로자도 사용자에게 사용증명서 발급을 요구할 수 있습니다. 사용증명서를 청구할 수 있는 기한에 대하여는 근로기준법 시행령 제19조에서 제한을 두고 있습니다. 사용증명서의 발급을 청구할 수 있는 사람은 당해 사업장에서 30일 이상 근무한 근로자로 하되 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내로 제한하고 있습니다. 이러한 제한이유를 두는 것은 근로계약서, 임금대장, 임금의 결정·지급방법 및 임금계산의 기초에 관한 서류 등 사용증명서의 발급에 필요한 자료의 보존기간이 3년으로 되어 있어 이 기간이 지나면 사용증명서의 발급이 어렵기 때문입니다.